S T A T U T S
I) OBJET ET COMPOSITION
Article 1: DENOMINATION
Il est fondé entre les soussignés aux présents statuts une association régie par la loi du 1er juillet 1901 et le décret du 16 août 1901, sous la dénomination de « SOCIETE DES AMIS DE LA COLLECTION GRAMONT ».
Elle existera dès l’approbation de ses statuts et le dépôt fait à la Sous-Préfecture de Bayonne.
Article 2 : OBJET
Cette association a pour objet de favoriser :
- la possession par la ville de Bayonne, la mise en valeur, l’exposition, l’illustration, la publication, la diffusion numérique ou autre, la protection, et la connaissance par tous publics de la Collection confiée en dépôt à perpétuelle demeure à la ville de Bayonne par le duc de Gramont, chef de la Maison de Gramont,
- et à cette fin d'exercer toutes actions de toutes natures, y compris auprès de toutes personnes publiques ou privées et de toutes commissions ou juridictions, administrations ou organismes,
- et de favoriser l’aménagement d’un musée de l’histoire de Bayonne et sa région en ce compris Bidache, contenant une galerie des portraits, tableaux, dessins, sculptures, tapisseries, meubles, archives et souvenirs de la Maison de Gramont et d’aider la Ville de Bayonne à créer, si possible au Château – Neuf ou au Château – Vieux et à défaut rive droite de l’Adour dans les locaux de la Manutention ou tout autre local appartenant à Bayonne, ce Musée ou un Espace ou Galerie consacrée à l’histoire militaire, maritime, civile et religieuse de Bayonne et sa région, notamment de Bidache, autour de la collection Gramont, ainsi qu’un site internet, une exposition virtuelle et des publications sur ces thèmes.
A ces fins, elle cherchera à bénéficier du statut de « fonds de dotation » en créant un tel fonds, et recherchera tous les concours publics et privés, humains, culturels, patrimoniaux, matériels, techniques et financiers nécessaires.
Article 3 : SIEGE SOCIAL
Le siège social est fixé à Bayonne, 9 rue des Gouverneurs.
Il pourra être transféré en tout autre lieu par simple décision du Conseil d'Administration.
Article 4: DURÉE La durée de l'association est illimitée.
Article 5 : COMPOSITION
L'association se compose :
1.- De membres fondateurs.
Sont considérées comme tels, les personnes qui ont participé à la création de l'association, savoir :
- Mme Laure de Gramont, demeurant 6 rue d’Astorg, 75008 Paris,
- M. Olivier Ribeton, Conservateur du Musée Basque et de l’Histoire de Bayonne, Conservateur de la collection Gramont, demeurant A2 Résidence Maisons du village (64200) Bassussary,
- M. le Professeur Eric Mension-Rigau demeurant Tour Helsinki, 50 rue du Disque, 75013 Paris
- Mme le Professeur Josette Pontet, demeurant Résidence Panorama - Ursuya, avenue du 8 mai 1945, 64100 Bayonne,
- M. le Doyen Louis Perret, demeurant chemin de Jouanouberou, 64520 Bidache
- M. Eric Bur, demeurant 76 rue Saint Jacques, 64520 Bidache
- M. le Bâtonnier Jean-Paul Dartiguelongue, demeurant villa Landerretchéa, 1139 route de St Pierre d’Irube, 64990 Villefranque,
Ils sont membres de droit du Conseil d'Administration, et disposent du pouvoir délibératif.
Les membres fondateurs, en cas de disparition de l’un des leurs, peuvent à la majorité d’entre eux accorder cette qualité à d'autres membres.
2.- De membres d'honneur.
Ce titre honorifique peut être conféré par le Conseil d'Administration aux personnes n'ayant pas adhéré à l'association, qui ont rendu des services notables à celle-ci.
Ils sont dispensés du versement d'une cotisation.
Ils peuvent assister aux assemblées générales avec voix consultative. Ils ne sont ni électeurs, ni éligibles.
3.- De membres bienfaiteurs.
Le Conseil d’administration peut conférer cette qualité à des personnes qui ont apporté une contribution financière importante à l'association, ou qui ont accepté de payer une cotisation au moins égale à 10 fois le montant de la cotisation annuelle pour les personnes physiques et associations et 50 fois pour les sociétés.
Peuvent être également membres bienfaiteurs, les personnes ayant consenti un apport substantiel, mobilier ou immobilier, à l'association.
4.- De membres actifs.
Les membres actifs sont les personnes, physiques ou morales, participant ou intéressées par les activités développées par l'association.
Pour être membre actif, il faut cumulativement:
- présenter une demande motivée par écrit,
- être agréé par le Conseil d'administration, qui est souverain pour accepter ou refuser une demande d'adhésion sans avoir à en faire connaître les motifs ;
- verser une cotisation annuelle dont le montant est fixé chaque année par le Conseil d'administration. Pour la première année, elle est de 30 € par personne et 50 € pour un couple.
- Les mineurs ne peuvent être membres actifs de l'association.
- Des personnes morales peuvent être membres de l'association. Elles sont représentées par leur représentant légal ou toute autre personne dûment habilitée à cet effet. Quel que soit le nombre de personnes physiques qui la représentent ou la composent, la personne morale ne dispose que d'une seule voix.
Tous les membres de l'association ont une obligation générale de discrétion. En outre, ils s'engagent sous peine d'exclusion, à ne tenir publiquement aucun propos et à ne commettre aucune action susceptible de nuire à l'image de l'association ou de la collection Gramont.
Article 6 : PERTE DE LA QUALITÉ DE MEMBRE
La qualité de membre de l'association se perd:
- par décès ;
- par disparition, liquidation ou fusion, s'il s'agit d'une personne morale ;
- par radiation décidée par le Conseil d'administration pour non paiement de la cotisation annuelle après un rappel demeuré sans effet. Le membre intéressé est appelé à fournir préalablement ses explications. Il peut en appeler à l’assemblée générale.
- en cas d'exclusion prononcée par le Conseil d'administration, après demande d'explications écrites et orales, pour motif grave, notamment pour toute attitude ou action portant ou tendant à porter atteinte aux intérêts matériels ou moraux de l'association. Dans cette hypothèse, la décision est notifiée sans délai au membre exclu par lettre recommandée.
II ) ADMINISTRATION ET FONCTIONNEMENT
Article 7 : CONSEIL D'ADMINISTRATION
Le premier Conseil d’administration, pour une durée expirant jusqu’à l’élection prévue lors de la deuxième assemblée générale, comprend exclusivement les membres fondateurs désignés dans les statuts approuvés lors de l’assemblée constitutive. L'association est administrée par un Conseil d'administration composé des fondateurs et de 4 membres élus pour 3 ans par l'assemblée générale.
Les membres fondateurs précités sont membres de droit du Conseil d'administration. La qualité de membre de droit ne peut se perdre que par la démission ou le décès.
Les membres du Conseil d'administration sont élus au scrutin uninominal à la majorité absolue au premier tour, et relative au second tour. La majorité retenue est celle des votants.
Le vote par procuration est autorisé, mais nul ne peut détenir plus de 2 mandats. Les mandats ne peuvent être remis qu'à un autre membre de l’association. Le vote par correspondance est interdit.
Les membres candidats au Conseil d'administration doivent avoir été agréés par la majorité des membres de droit et élus du Conseil d'administration sortant.
Les membres élus du Conseil se renouvellent tous les 3 ans ; les membres sortants sont rééligibles.
Pour être éligibles au Conseil d'Administration, les personnes doivent remplir les conditions suivantes
- être membre bienfaiteur ou actif ;
- être âgé de plus 18 ans ;
- avoir adhéré à l'association depuis plus de 1 an sauf pour le premier Conseil d’Administration.
- être à jour de cotisation au jour de la date limite de dépôt de candidature ;
- avoir fait parvenir sa candidature au Conseil d’administration au plus tard 21 jours avant la date de l’assemblée générale.
A cet effet, 30 jours au minimum avant la date de l'assemblée générale au cours de laquelle se déroulera le scrutin pour le renouvellement statutaire du conseil, le président devra :
- informer, y compris par courriel, les membres de la date de l'assemblée générale et du nombre de postes à pourvoir ;
- rappeler le délai de recevabilité des candidatures.
Avant la tenue de la première assemblée générale, l’association sera représentée par son Président provisoire Olivier Ribeton ou son Secrétaire provisoire Jean-Paul Dartiguelongue.
L'ordre du jour complet de l'assemblée générale et la liste définitive des candidats sont adressés par courriel ou par diffusion postale, aux membres dans les conditions prévues par les présents statuts.
La révocation des administrateurs ne peut avoir lieu en cours de mandat que pour un motif grave. Elle ne peut être prononcée que, sur le rapport du Conseil d’administration, par une assemblée générale statuant selon les conditions de quorum et de majorité requises pour les assemblées générales extraordinaires.
En cas de vacance d’un siège, le Conseil d’administration pourvoit à son remplacement provisoire, et son remplacement devient définitif par la prochaine assemblée générale et ce pour la durée du mandat du membre remplacé.
Article 8 : POUVOIRS DU CONSEIL D'ADMINISTRATION
Le Conseil d'administration dispose de tous les pouvoirs qui ne sont pas statutairement réservés à l’assemblée générale pour gérer, diriger et administrer l'association en toutes circonstances.
Le Conseil d'administration est chargé de mettre en oeuvre les décisions et la politique définies par l'assemblée générale. Il assure la gestion courante de l'association et rend compte de sa gestion à l'assemblée générale.
Article 9 : RÉUNIONS DU CONSEIL
Le Conseil d'administration se réunit toutes les fois que cela est nécessaire, et au moins une fois par an, sur convocation du président, ou sur la demande de 3 de ses membres. Les convocations pourront être adressées par mail ou par voie postale ou contre récépissé.
Les décisions sont prises, si le quorum d’un tiers des membres est atteint, à la majorité simple des voix.
En cas de partage des voix, celle du président est prépondérante.
Le vote par procuration est autorisé, mais nul ne peut détenir plus de 2 mandats.
Les mandats ne peuvent être remis qu'à un autre membre du Conseil.
Le vote par correspondance est interdit.
Tout membre élu qui, sans excuse, n'aura pas assisté à 4 réunions consécutives, pourra être considéré comme démissionnaire.
L'ordre du jour des réunions est déterminé par le président, hormis le cas où le Conseil se réunit sur la demande de 3 de ses membres.
Le Conseil d'administration peut s'adjoindre, à titre consultatif, des personnes susceptibles de l'éclairer particulièrement sur un sujet mis à l'ordre du jour. Ces consultants peuvent être chargés d’une mission spéciale dont ils doivent rendre compte au Conseil.
Il est dressé un procès-verbal des réunions, signé par le président et le secrétaire. Les procès-verbaux sont établis sans blanc ni rature, sur des feuillets numérotés paraphés par le président et consignés dans un registre spécial, conservé au siège de l'association.
Les membres du Conseil d’administration ne peuvent recevoir aucune rétribution, des remboursements de frais étant seuls possibles sur justifications vérifiées et après décision du Conseil hors la présence des intéressés.
Article 10 : BUREAU
Le Conseil d'administration choisit parmi ses membres, au scrutin secret, un bureau composé de :
- Un Président,
- Un ou plusieurs vice-présidents s’il y a lieu,
- Un Secrétaire Général,
- Un ou plusieurs secrétaires généraux adjoints s’il y a lieu,
- Un Trésorier,
- Un ou plusieurs trésoriers adjoints s’il y a lieu.
Sont membres de droit du Bureau au moins 3 membres fondateurs pour être titulaires d’au moins 2 postes et un comme adjoint.
Les personnes morales sont représentées par leur représentant légal en exercice, ou toute autre personne dûment habilitée à cet effet.
Les membres du bureau sont élus pour 3 ans et les membres sortants sont rééligibles.
Le bureau dispose de tous les pouvoirs pour assurer la gestion courante de l'association.
En cas d’urgence le bureau dispose des mêmes pouvoirs que le Conseil d’administration sauf à lui rendre compte dans les 2 mois qui suivent son intervention urgente.
Le bureau est chargé de la mise en oeuvre des décisions du Conseil d'Administration et agit sur délégation de celui-ci.
Le bureau se réunit tous les trimestres ou sur convocation du président chaque fois que nécessaire. La convocation à ces réunions pourra s’établir par mail.
Tout membre qui, sans excuse, n'aura pas assisté à 4 réunions consécutives, pourra être considéré comme démissionnaire.
Le bureau peut s'adjoindre, à titre consultatif, des personnes susceptibles de l'éclairer particulièrement sur un sujet mis à l'ordre du jour.
En cas d’urgence quand le bureau exerce les pouvoirs du Conseil d’administration, il est dressé un procès-verbal des réunions, signé par le président et le secrétaire.
Article 11 : LE PRÉSIDENT
Le président est chargé d'exécuter les décisions du bureau et d'assurer le bon fonctionnement de l'association. Il peut déléguer par écrit tout ou partie de ses pouvoirs au vice-président. Il peut déléguer à un autre membre du Conseil, certains des pouvoirs ci-dessus énoncés.
Il représente l'association dans tous les actes de la vie civile, administrative et judiciaire, et est investi de tous pouvoirs à cet effet. Il a notamment qualité pour agir en justice au nom de l'association, tant en demande qu'en défense, et consentir toutes transactions. Toutefois, la représentation de l'association en justice, à défaut du président, ne peut être assurée que par un mandataire agissant en vertu d'un pouvoir spécial du Conseil d'Administration.
Le président convoque les assemblées générales et le Conseil d'administration.Il préside toutes les assemblées. En cas d'absence, ou de maladie, il est remplacé par un vice-président.
Il ordonne les dépenses. Il fait ouvrir et fonctionner au nom de l'association, auprès de toute banque ou tout établissement de crédit, tout compte de dépôt ou compte courant. Il crée, signe, accepte, endosse et acquitte tout chèque et ordre de virement pour le fonctionnement des comptes.
Article 12 : LE SECRÉTAIRE
Le secrétaire est chargé de tout ce qui concerne la correspondance et les archives. Il rédige les procès-verbaux de réunions des Assemblées et du Conseil d'Administration et, en général, toutes les écritures concernant le fonctionnement de l'association, à l'exception de celles qui concernent la comptabilité. Il tient le registre spécial prévu par l'article 5 de la loi du l er juillet 1901, et les articles 6 et 31 du décret du 16 août 1901. Il assure l'exécution des formalités prescrites par lesdits articles.
Article 13 : LE TRÉSORIER
Le trésorier est chargé de la gestion de l'association, perçoit les recettes, effectue les paiements, sous le contrôle du président. Il tient une comptabilité régulière de toutes les opérations et rend compte à l'assemblée générale qui statue sur la gestion.
Il fait fonctionner au nom de l'association, auprès de toute banque ou tout établissement de crédit, tout compte de placement, de dépôt ou compte courant. Il crée, signe, accepte, endosse et acquitte tout chèque et ordre de virement pour le fonctionnement des comptes. Il ne peut emprunter qu’en vertu d’une délibération du Conseil d’administration.
Article 14 : ASSEMBLÉE GÉNÉRALE
Les assemblées générales se composent de tous les membres à jour de leur cotisation à la date de convocation ainsi que ceux qui en sont dispensés par les présents statuts. Les personnes morales de droit privé ou de droit public sont représentées par leur représentant statutaire ou un mandataire dûment habilité.
Les décisions sont obligatoires pour tous. Les assemblées générales sont ordinaires ou extraordinaires.
Le vote par procuration est autorisé avec limitation à 2 mandats par personne, les pouvoirs en blanc étant attribués au président.
Les mandats ne peuvent être remis qu'à un autre membre de l'association.
Le vote par correspondance est interdit.
Pour prendre part au vote, les membres autorisés doivent remplir les conditions suivantes :
- être âgés de plus de 18 ans;
- avoir adhéré à l'association depuis plus de 1 an;
- être à jour de cotisation à la date de l'assemblée générale.
L’ordre du jour est fixé par le Conseil d’administration. Il est tenu procès - verbal de chaque séance signé par le président et le secrétaire.
Le bureau de l’assemblée est de droit celui du Conseil d’administration sauf empêchement.
Article 15 : ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ORDINAIRE
L'assemblée générale est convoquée une fois par an, et chaque fois que nécessaire, par le président ou à la demande de la moitie au moins des membres.
L'ordre du jour est fixé par le Conseil d'Administration et est indiqué sur les convocations.
Les convocations doivent être envoyées au moins 30 jours à l'avance, par courrier simple ou par mail, par les soins du secrétaire.
Seuls les points indiqués à l'ordre du jour peuvent faire l'objet d'une décision.
L'assemblée générale entend les rapports sur la gestion du Conseil d'administration et sur la situation financière et morale de l'association.
Elle approuve les comptes de l'exercice clos, vote le budget de l'exercice suivant, et pourvoit, s'il y a lieu, au renouvellement des membres du Conseil d'Administration.
Les décisions de l'assemblée générale ordinaire sont valablement prises si le quart des membres délibérants sont présents ou représentés.
A cet effet, il est tenu une liste des membres que chaque personne présente doit émarger en son nom propre et pour la ou les personne(s) qu'elle représente, si le vote par procuration est possible.
Si ce quorum n'est pas atteint, l'assemblée est à nouveau convoquée à quinze jours d'intervalle et peut alors délibérer quel que soit le nombre de membres présents ou représentés.
Les décisions sont prises à la majorité simple des voix des membres délibérants.
En cas de partage des voix, celle du président est prépondérante.
Seuls ont droit de vote, outre les membres fondateurs, les membres à jour de leur cotisation au jour de l’assemblée.
La majorité retenue est celle des suffrages exprimés.
Les mandats ne peuvent être remis qu'à un autre membre de l’association. Le vote par correspondance est interdit.
En accordant un pouvoir en blanc, les membres de l'association sont censés émettre un avis favorable à toutes les propositions approuvées par le Conseil d'administration.
Les pouvoirs en blanc sont attribués au Président de l'association.
Les délibérations de l'assemblée générale sont prises à main levée. Toutefois, le scrutin à bulletin secret peut être demandé par le Conseil d'administration ou par les 2/3 des membres délibérants présents et représentés.
Article 16 : ASSEMBLÉE GÉNÉRALE EXTRAORDINAIRE
L'assemblée générale extraordinaire a seule compétence pour modifier les statuts, décider la dissolution de l'association et l'attribution des biens de l'association, sa fusion avec toute autre association poursuivant un but analogue, ou son affiliation à une union d'associations, proposée par le Conseil d'administration ou les 2/3 des membres de l'association.
La convocation doit indiquer l'ordre du jour et comporter en annexe le texte de la modification proposée.
Les modifications statutaires ne peuvent être proposées à l'assemblée générale extraordinaire que par le Conseil d'administration avec l'assentiment préalable des membres de droit expressément consultés.
Chaque membre présent ne peut détenir plus de 2 pouvoirs.
Une feuille de présence est émargée et certifiée par les membres du bureau.
Si le quorum du quart des membres de l’association n’est pas présent ou représenté, l'assemblée est à nouveau convoquée à quinze jours d'intervalle au moins et peut alors délibérer quel que soit le nombre de membres présents ou représentés.
Les décisions sont prises à la majorité qualifiée de 2/3 des membres présents ou représentés.
Les délibérations de l'assemblée générale sont prises à main levée. Toutefois le scrutin à bulletin secret peut être demandé par le Conseil d'administration ou par les 2/3 des membres présents.
Article 17 : DISSOLUTION
En cas de dissolution volontaire, statutaire ou judiciaire, l'assemblée extraordinaire désigne un ou plusieurs liquidateurs et l'actif, s'il y a lieu, est dévolu conformément à l'article 9 de la loi du 1er juillet 1901 et au décret du 16 août 1901.
Article 18: PROCÈS-VERBAUX
Les délibérations et résolutions des assemblées générales sont établies sans blanc ni rature, sur des feuillets numérotés paraphés par le président et consignés dans un registre spécial, conservé au siège de l'association.
Article 19 : REGLEMENT INTERIEUR
Le Conseil d'administration peut, s'il le juge nécessaire, établir un règlement intérieur destiné à déterminer les détails d'exécution des présents statuts.
Il est soumis à l'approbation de l'assemblée générale extraordinaire.
III ) DOTATION ET RESSOURCES ANNUELLES.
Article 20 : RESSOURCES DE L'ASSOCIATION
Les ressources de l'association se composent:
- des cotisations versées par les membres qui en sont redevables;
- du produit des libéralités dont l’emploi est autorisé ;
- des subventions qui peuvent lui être accordées par l'Etat et autres collectivités publiques, ou organismes publics ou d’économie mixte;
- des dons manuels, notamment dans le cadre du mécénat;
- des intérêts et revenus des biens et valeurs appartenant à l'association;
- des capitaux provenant des économies réalisées sur son budget annuel;
- du prix des prestations fournies ou des biens vendus par l'association, notamment lors de manifestations qu’elle organise ou auxquelles elle participe ;
- de toute autre ressource autorisée par la loi ;
Article 21: DOTATION DE L'ASSOCIATION
Si l’association remplit les conditions réglementaires et fiscales nécessaires, la dotation comprend :
- Les placements qu’elle peut faire en valeurs nominatives, rentes, obligations, actions ou tout autre garantissant son capital.
- Les droits immobiliers et immeubles bâtis ou non, nécessaires à la réalisation de son but.
- Les capitaux provenant des libéralités sauf si l’emploi immédiat en a été autorisé.
- Les sommes versées pour le rachat des cotisations.
- Le dixième au moins, annuellement capitalisé, du revenu net des biens de l’association.
- L’excédent des ressources qui peut être mis en réserve après projection des charges de l’exercice suivant.
Article 22 : DONS ET LEGS AU PROFIT DE L'ASSOCIATION
L’acceptation des dons et legs par délibération du Conseil d’administration prend effet conformément aux dispositions de l’article 910 du Code civil.
Article 23 : COMPTABILITE
Il est tenu une comptabilité faisant apparaître annuellement un compte d’exploitation, un compte de résultat, un bilan et annexe s’il y a lieu.
Il est justifié chaque année auprès de l’autorité administrative de l’emploi des fonds provenant de toutes les subventions accordées au cours de l’exercice écoulé, et ce sans préjudice des contrôles de l’administration fiscale.
Article 24 : FORMALITES
Le président, son délégué ou l’un des fondateurs, est chargé de remplir les formalités de déclarations et de publications prévues par la loi du 1er juillet 1901 et par le décret du 16 août 1901.
En cas d’empêchement, le Conseil d'Administration peut donner mandat exprès à toute autre personne de son choix pour accomplir les formalités de déclarations et de publications prévues par la loi du 1er juillet 1901 et par le décret du 16 août 1901.
Les présents statuts ont été approuvés
le 21 mars 2016 et modifiés le 2 septembre 2016
Suivent les signatures des fondateurs :
Laure de Gramont Olivier Ribeton
Josette Pontet Eric Mension – Rigau
Louis Perret Eric Bur
Jean-Paul Dartiguelongue